Emissão de Notas Fiscais: A Importância da Supervisão Empresarial em Tempos de Mudança
Para muitos pequenos e médios empresários, a emissão de notas fiscais é uma rotina que, normalmente, fica sob a responsabilidade exclusiva do escritório de contabilidade. Contudo, com a reforma tributária e a introdução gradual de novas regras, essa delegação pode aumentar os riscos de erros durante um período de transição mais complexo.
Mudanças nas classificações, campos obrigatórios e sistemas exigem atenção não apenas dos profissionais contábeis, mas também de quem fornece as informações que originam as notas. Quando erros ocorrem, as implicações podem alcançar a escrituração, a apuração de tributos e até mesmo a relação com os clientes.
Especialistas ouvidos pelo InfoMoney apontam os principais pontos a serem observados e como as empresas podem acompanhar o trabalho do escritório de contabilidade. Confira a seguir as principais recomendações.
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Entenda quais responsabilidades são da empresa
Contratar um escritório de contabilidade não significa transferir todas as responsabilidades relativas à emissão de notas fiscais para ele.
Cabe ao escritório orientar sobre regras tributárias, revisar parametrizações e cumprir as atribuições descritas no contrato. Já a empresa deve ser responsável pelos dados operacionais, como:
- Produto ou serviço vendido;
- Natureza da operação, como venda, devolução, bonificação ou remessa;
- Destinatário;
- Valores;
- Informações cadastrais e classificações fornecidas ao contador.
“A nota fiscal nasce de uma operação da própria empresa, que responde perante o Fisco pela correção das informações e pela emissão no prazo adequado”, afirma Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP.
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Francisco Paludo, advogado tributarista e sócio da Tahech Advogados, recomenda que essa divisão de atribuições também seja claramente expressa no contrato com o escritório, incluindo quem é responsável pela parametrização dos sistemas, pela revisão das notas e pela comunicação de mudanças que possam impactar a empresa.
Não pergunte apenas se “está tudo certo”
Acompanhar a contabilidade não implica revisar cada nota ou dominar códigos fiscais. O empresário pode solicitar informações que demonstrem se as conferências estão sendo efetivas e se cadastros e sistemas estão em linha com as novidades.
Os pontos a serem observados incluem:
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- Notas rejeitadas, canceladas ou emitidas com inconsistências;
- Conciliação entre os XMLs autorizados e o que foi escriturado e apurado;
- Revisão de cadastros e classificações de produtos e serviços;
- Atualização do sistema emissor e das parametrizações fiscais;
- Mudanças na legislação que afetam especificamente a operação da empresa.
Paludo recomenda solicitar relatórios de notas rejeitadas ou com inconsistências, incluindo o motivo e a solução adotada.
“Mais importante do que receber a informação de que ‘está tudo certo’ é ter evidências concretas de que a conferência foi realizada”, destaca.
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Edson Hideki, sócio-fundador da REVIO, observa que o acompanhamento pode incluir relatórios de cruzamentos e conformidade, o registro das divergências encontradas e a verificação de que o sistema emissor está atualizado, além de garantir que os cadastros foram revisados. Ele sugere também pedir ao escritório um plano de transição por escrito.
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Durante a transição da reforma tributária, este acompanhamento deve incluir classificações como NCM, NBS, CST e Classificação Tributária, bem como os campos associados ao IBS e à CBS. Antonio Carlos Santos ressalta a importância da atualização e da correta parametrização dos sistemas.
Se houver erro, procure a causa antes que ele se repita
Ao se deparar com um erro na nota, o primeiro passo é identificar sua origem. O problema pode surgir de informações fornecidas pela empresa, de cadastros, da parametrização do sistema ou da aplicação incorreta da regra tributária.
A forma de correção varia de acordo com a natureza do erro e o documento afetado. Dependendo do caso, será necessário cancelar a nota, emitir uma carta de correção, criar outro documento fiscal de ajuste ou retificar informações já escrituradas.
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É crucial verificar se o mesmo problema afetou outras operações. Um cadastro ou parâmetro incorreto, por exemplo, pode ter sido utilizado na emissão de várias notas.
Hideki recomenda formalizar a ocorrência por escrito e solicitar respostas objetivas sobre cinco questões:
- O que aconteceu;
- Qual documento foi afetado;
- Como será feita a correção;
- Em quanto tempo será feita a correção;
- O que será alterado no processo para evitar uma nova ocorrência.
“Corrigir a nota resolve a consequência. Corrigir o cadastro evita o problema”, resume Hideki.
Antonio Carlos Santos destaca a importância da atuação conjunta entre a empresa, o contador e, quando necessário, o fornecedor do sistema, especialmente quando a origem do erro está na parametrização ou no fluxo de informações.
Paludo complementa que, se o erro impactar a escrituração, a apuração de tributos ou o aproveitamento de créditos, esses efeitos devem ser analisados durante o processo de correção.